工程竣工档案验收时，建设单位一般会组织召开工程竣工档案专项验收会，建设单位需要编制《工程竣工档案专项验收汇报材料》，主要从七个方面进行编制：1。项目概况；2.合同工作范围；3.档案管理基础；4.档案管理制度和质量保证措施；5.档案汇编和归档；6.科技档案的预验收和整改；7.科技档案的综合评价。详情请参考案例，供业内人士参考！

　　新建XXX铁路合同段

　　科技档案专项验收报告材料

　　项目概况

　　 XXX铁路新建段位于XXX省，起点在XXX，路线在XXX，终点在XXX。本合同线路建成后的里程为：K年月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日日月日月日日月日月日日月日月日日月日日月日日

　　二。合同工作范围

　　 Xxxx(建设单位)承担路基、桥涵、车站、房建、轨道、电力、通信、信号的施工任务，并全面负责本合同段的施工管理。

　　本标段于XXX开工建设，在省交通运输厅的正确领导和关怀下，在建设单位的指导和监督下，在设计单位的及时技术服务保证下，在监理单位的严格监督和热情服务下，在联合体成员的不懈努力下，桥涵和路基主体工程先后在XXX完成，桥梁和路基主体工程在XXX完成。

　　关于《年月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日

　　本标段完成的主要竣工工程数量见下表：

　　 3.档案管理基础

　　 1.《关于印发《铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法（试行）》通知(建设单位出具)；

　　 2.《关于对《铁路建设项目竣工文件编制立卷归档管理办法（试行）》补充完善说明通知书(建设单位签发)；

　　 3.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 ;

　　 4.《关于印发《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》号通知》(铁总史〔2018〕29号)；

　　 5.《铁路工程施工质量验收标准》等。

　　档案管理制度和质量保证措施

　　 1.建立组织管理机构，完善档案管理制度。

　　为规范本标段的档案管理，工程开工后，成立了以项目经理为组长，项目总工程师为副组长，各部室和专职资料组长为成员的档案管理领导小组。同时，完善了档案管理制度和流程，明确了各级成员的具体职责，责任明确、细化。其中，档案归口管理部门设在工程技术部，档案管理部门具体由工程总监和专职资料组组长负责，全面负责资料的编制和审核、日常管理和整理、竣工文件的立卷归档等工作。

　　 2.制定培训和考核制度，提高业务能力。

　　项目进场后，项目经理部根据项目特点、《铁路施工质量验收标准》及相关文件管理办法制定培训学习计划，并组织相关人员进行培训

　　为了做好竣工资料的形成、收集和整理工作，应与项目建设同步进行，在文件形成过程中坚持“事前预防、事中控制、事后改进”的内控制度。

　　 (1)事前预防。

　　项目上台后，档案管理领导小组要求各工区配备专职资料人员，并组织专业培训，明确验收标准及评定原则、表格内容及要求、资料申报程序及时间、资料分类及组卷方法等。在施工中实施，以保证资料形成的准确性、规范性和及时性。

　　过程控制

　　指挥部工作组应定期和不定期检查各工区数据分类和保存的正确性、及时性和完整性，发现问题及时纠正。有效保证了各类数据的同步性、真实性和完整性。

　　 (3)事后完善

　　针对日常和上级单位检查中发现的问题，及时整改，并进行跟踪检查，确保整改彻底，事后总结，防止类似问题的再次发生，强化相关人员的意识，提高档案管理水平。

　　 5.配置相关办公用品，做好后勤保障。

　　进入竞技场后，

　　各工区配备了办公桌椅、电脑、打印机、扫描仪、复印机、档案柜、资料盒及其它办公用品等，满足资料编制和存放要求，并及时维护、更换、补充，做好档案整理后勤保障工作。

　　6.做好档案保存管理，确保实体安全。

　　各工区均设置独立的档案室，并专人管理，无关人员一律不许进入档案室，严禁存放与档案无关的物品。档案室按照”十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查，确保档案安全。

　　7.建立档案借阅制度，确保档案机密和完整性。

　　档案借阅、复印时需经有关领导审批，办理相关手续；借阅人不得遗失、泄密、涂改、损坏档案；档案归还时档案管理员要进行检查、清点，并办理归还手续；有效地防止了资料散失，保证了档案机密和完整性。

　　五 档案编制立卷归档情况

　　1.单位工程划分及资料形成

　　项目开工伊始，依据有关档案管理办法”先区分专业，然后按单位工程组卷”的要求，按照《铁路工程施工质量验收标准》有关规定并结合本项目的工程特点、标段划分等情况按专业对单位工程进行了划分，共156个单位工程，具体见下表：

　　施工中依据《铁路工程施工质量验收标准》、有关试验规程、测量规范等及时填报各类表格，现场验收合格后签字确认，及时收集整理。

　　分项工程所含检验批全部验收合格后，及时按《铁路工程施工质量验收标准》进行分项工程验收、评定，同样及时进行分部工程、单位工程的验收、评定。

　　2.资料分类整理

　　施工中形成的资料按档案管理办法有关规定进行分类整理，结合本标段工程实际，分为综合和专业两大部分，专业部分由线路、路基、桥梁、涵洞、站场、机务、车辆、给水排水、房建、电力、通信、信号专业组成，凡各专业未包括或不能包括进去的资料，均纳入综合部分。

　　1.综合部分

　　主要包括标段有关文件：建设项目工程技术总结、各类综合建交表、标段实施性施工组织设计报审及批复、标段开复工报告报审及批复、交接桩记录、测量控制网复测成果报审及批复、施工加密网测量成果报审及批复，施工中来往文件、协议、会议记录等。

　　2.专业部分

　　为便于维管单位利用，按单位工程或单体工程组卷，单位工程施工资料包括的内容和排列顺序一般为：

　　⑴ 单位工程开工报告及批复文件

　　⑵ 单位工程竣工报告

　　⑶ 单位工程施工小结

　　⑷ 竣工工程数量表及建交表

　　⑸ 变更设计通知单、建议、会议纪要等

　　⑹ 设计文件审核记录及会审纪要

　　⑺ 单位工程竣工验收报告

　　⑻ 单位工程质量验收记录

　　⑼ 单位工程质量控制资料核查记录

　　⑽ 单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

　　⑾ 单位工程观感质量检查记录

　　⑿ 施工现场质量管理检查记录

　　⒀ 工程测量资料（竣工测量、控制测量等）

　　⒁ 各种原始记录及附件

　　⒂ 各种原材料及复试报告、成品出厂合格证

　　⒃ 各种动力机械、设备图纸、出厂合格证、说明书等

　　⒄ 质量验收记录（分部、分项、检验批质量验收记录表）

　　⒅ 施工日志

　　⒆ 竣工图

　　4.竣工图编制说明

　　在竣工图编制前，为确保竣工图质量，依据档案管理办法有关规定编制了本标段竣工图编制原则、要点和样板，并严格执行。

　　本标段竣工图均为新绘竣工图，竣工图纸依据原设计图、按变更设计进行了绘制，做到竣工图物相符；竣工图上的里程均为竣工里程；编制说明反映了实际竣工情况；在施工中采用的定型图、通用图在竣工图上标明了采用的图号；竣工图标内相关人员签署齐全，法律手续完备；图面清晰，标注正确，总体质量较好。

　　5.立卷归档情况

　　竣工文件形成后，按档案管理办法有关规定和”便于保管、方便利用”的原则组成保管单位，并装订成册，档案盒、软封面、卷内目录、备考表内容打印或填写齐全。本项目建安工程所形成的竣工档案共1563卷，详细见下表：

　　六 科学技术档案预验收整改情况

　　××××年××月××日，由省档案局、省交通厅、建设单位等有关专家组成验收组，对本项目科学技术档案进行了预验收，指出了档案存在的问题。

　　针对科学技术档案预验收中存在的问题，在建设单位竣工档案预验收问题整改工作领导小组领导和监督下，逐条进行了认真整改，整改情况如下：

　　1.档案号有重复现象

　　对重复档案号进行了重新编排，并对修改档案号的软封面和卷内目录进行了替换，档案盒脊采用重新打印，确保档案号唯一性。

　　2.部分资料排列顺序有颠倒现象

　　对资料的排列顺序进行了重新调整，对各专业内无法归属于单位工程的资料如预制梁场有关资料、原材料试验报告、合格证、施工日志等均排列于本专业第一个单位工程前，并修改了档案号和替换了档案盒、卷内目录、软封面、备考表。

　　3.个别资料存在漏填日期现象

　　对竣工资料进行了逐页排查，对漏填日期的资料进行了完善。

　　4.保管期限章未加盖

　　对每个保管单位的档案盒盒脊及正面、软封面加盖了保管期限章。

　　七 科学技术档案总体评价

　　本标段科学技术档案经整改后，竣工图、各类检查签证及检验批、分项、分部、单位工程质量验收记录等齐全、签证手续完备，完整准确，案卷质量符合有关档案管理办法要求；科学技术档案分类目录按组卷顺序编号，能方便查出总卷数、每卷文件份数及页数和形成时间等；档案分类组卷符合有关档案管理办法规定；档号、案卷标题、立卷单位、形成日期、施竣工里程、保管期限等各项内容填写完整、准确；软封面、卷内目录、备考表齐全，并填写了相关内容。本项目科学技术档案完整、准确、系统，符合有关档案管理办法和验收要求。

　　新建××××××××××××项目经理部

　　××××年××月××日